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CASO D'USO · CONTRATTI & GOVERNANCE DEI FORNITORI · RAG LOCALE
Smetti di Cercare le Clausole. Fai Domande ai Tuoi Contratti.
I contratti con i fornitori e gli NDA custodiscono le risposte di cui il tuo team ha bisogno ogni giorno. Noot 8 le trova in pochi secondi, cita la pagina esatta e non lascia mai uscire un solo file dalla rete del tuo ufficio.
Il Collo di Bottiglia Operativo
Qualcuno dell'ufficio acquisti pone una domanda semplice. L'accordo con Rossi Components ci consente di subappaltare? La risposta esiste. Si trova in un PDF firmato, in una delle quattro cartelle condivise, sotto un nome di file che nessuno ricorda. Venti minuti dopo, tre persone sono state interrotte e la domanda è ancora aperta.
È l'attrito quotidiano della governance dei fornitori. Le date di rinnovo si nascondono negli allegati scansionati. I massimali di responsabilità cambiano da fornitore a fornitore. Il vero motivo per cui una clausola è stata negoziata vive nella testa di un collega in ferie. L'ufficio legale diventa un motore di ricerca umano, e ogni scambio di messaggi sottrae tempo al vero lavoro di revisione.
Gli strumenti di AI pubblici sembrano una scorciatoia. Non lo sono. Caricare condizioni contrattuali riservate e NDA su un servizio cloud crea una nuova esposizione e può violare proprio gli obblighi di riservatezza che quei documenti impongono. Per chi gestisce i contratti, è una trappola senza vie d'uscita.
Il dilemma: cercare lentamente a mano, o condividere i segreti con un cloud.
- Il limite della ricerca manuale: cartelle, allegati email e scansioni non si possono interrogare per significato. Le ore svaniscono e il sapere informale resta sepolto.
- Il rischio privacy dell'AI cloud: incollare un NDA in uno strumento pubblico consegna condizioni riservate a una terza parte che non controlli.
Come Noot 8 lo Risolve in Locale
Noot 8 Edge è un appliance pronto all'uso. Lo colleghi alla LAN del tuo ufficio, lo punti alle cartelle dei contratti e inizia a indicizzare. L'installazione richiede circa 5 minuti. Non servono un progetto IT, un consulente o una sola riga di configurazione.
Poi il tuo team non deve fare altro che chiedere. Quali fornitori hanno un rinnovo automatico oltre i 12 mesi? Quale preavviso vale per questo fornitore? Noot 8 risponde in linguaggio naturale e indica la pagina esatta del documento di origine.
Eye Cortex: vede la pagina, non solo il testo
I contratti sono raramente puliti. Sono scansionati, timbrati, firmati, annotati a mano e uniti ad allegati. L'OCR classico inciampa su tutto questo, e una sola cifra letta male in una clausola penale è un rischio concreto.
Eye Cortex usa ColPali, un modello di AI visiva da 4B parametri. Legge ogni pagina come un'immagine, quindi comprende impaginazione, tabelle, listini prezzi, blocchi firma e diagrammi esattamente come farebbe una persona. Nessun errore di OCR. Nessuna tabella persa. Nessuna nota a margine ignorata.
- Contratti di fornitura scansionati con timbri, sigle e modifiche manoscritte, ricercabili fin dal primo giorno.
- NDA e accordi di riservatezza confrontati per durata, ambito, foro competente e scadenza.
- Listini prezzi e tabelle SLA letti come tabelle, con righe e colonne intatte.
- Allegati e side letter collegati al contratto quadro che modificano.
- Recupero delle clausole di risoluzione, manleva, protezione dei dati e subappalto su tutti i fornitori contemporaneamente.
Scenario di Lavoro: la Domanda Urgente sull'Audit dei Fornitori
Prima: Il CFO chiede quali fornitori possano aumentare i prezzi durante la vigenza del contratto. Un responsabile contratti apre 60 PDF, scrive a due colleghi e trova una risposta dopo mezza giornata. Un allegato scansionato gli sfugge.
Dopo: Il responsabile scrive la domanda in Noot 8. In 4 secondi compare un elenco con ogni fornitore, la clausola di revisione prezzi e il numero di pagina. L'allegato scansionato è incluso. La risposta arriva al CFO prima dell'inizio della riunione.
Vantaggio Architetturale & Garanzia di Privacy
Qui la privacy è fisica, non una promessa in una pagina di policy. Embedding e indicizzazione avvengono al 100% su hardware che si trova nella LAN della tua azienda. I tuoi contratti non vengono mai inviati a internet, mai usati per addestrare un modello e mai archiviati sui server di qualcun altro.
Conta ai fini del GDPR, dove i fascicoli dei fornitori contengono spesso dati personali di firmatari e referenti. Si allinea anche alla Legge italiana sull'AI L.132/2025, che richiede alle organizzazioni di mantenere il controllo su come l'AI tratta le informazioni sensibili. Con Noot 8, la domanda sulla localizzazione dei dati ha una risposta di una riga: nel tuo edificio.
| Dimensione Operativa | RAG Locale Noot 8 | AI Cloud (Copilot / SaaS Pubblico) |
|---|---|---|
| Dove vengono elaborati NDA e condizioni dei fornitori | ✓ Sulla LAN del tuo ufficio, non esce mai dall'edificio | ✗ Caricati su server esterni |
| Conformità a GDPR e AI Act UE per contratti riservati | ✓ Controllo totale, allineato alla L.132/2025 | ✗ Trattamento da terze parti e rischio di trasferimento |
| Lettura di contratti scansionati, timbri e tabelle prezzi | ✓ Eye Cortex vede visivamente l'intera pagina | ✗ L'estrazione del testo perde tabelle e scansioni |
| Impegno di setup per l'ufficio contratti | ✓ Si collega, 5 minuti, zero lavoro IT | ✗ Integrazioni, permessi e verifiche di sicurezza |
| Costo al crescere dei colleghi | ✓ €149/mese fissi per tutto l'ufficio | ✗ Canoni per utente che crescono a ogni nuovo accesso |
Applicazioni Pratiche nei Contratti & nella Governance dei Fornitori
- Monitoraggio di rinnovi e preavvisi. Chiedi tutti i contratti di fornitura con una finestra di disdetta che si chiude nei prossimi 90 giorni. Agisci prima che il rinnovo automatico ti vincoli.
- Triage degli NDA per nuovi progetti. Verifica in pochi secondi se un NDA esistente copre una nuova controparte, un nuovo ambito o un nuovo territorio, invece di redigerne uno duplicato.
- Confronto delle clausole tra fornitori. Affianca massimali di responsabilità, manleve e diritti di recesso per capire quali fornitori comportano la maggiore esposizione.
- Preparazione più rapida alle trattative. Recupera la formulazione di precedenza già accettata dal tuo team, con la citazione di pagina, e affronta la call con le prove in mano.
- Conoscenza che sopravvive ai cambi di personale. I nuovi assunti interrogano direttamente l'archivio, così la storia di ogni accordo resta disponibile quando un collega cambia ruolo.